Decreto Semplificazioni e domicilio digitale obbligatorio. Cosa fare per non incorrere in sanzioni?

Pochi giorni fa, il Decreto Semplificazioni ha ottenuto la fiducia di Camera e Senato, diventando definitivamente legge.
Sono molte le iniziative contenute al suo interno, tutte con l’obiettivo di facilitare la ripresa del Paese, dopo l’intenso periodo di crisi registrato nei primi mesi del 2020.
Il testo spazia tra moltissimi argomenti: dagli appalti pubblici, alle novità nel mondo dell’edilizia.
Ma soprattutto introduce una serie di novità e una decisiva presa di posizione sul tema della digitalizzazione, con il fine ultimo di snellire le pratiche burocratiche, perseguire un’economia verde, con meno sprechi e semplificare e ottimizzare i rapporti tra imprese e PA.
Sono queste le premesse che hanno portato alla definizione dell’articolo 37 della nuova legge, in cui sono trattati temi attuali e discussi, come la PEC e il domicilio digitale.
Se ormai, soprattutto dopo il periodo del lockdown , è chiaro a tutti che cosa sia la PEC e se ne siano potuti anche apprezzare i molteplici benefici, per la prima volta in una legge si parla in modo specifico anche di domicilio digitale.
Il domicilio digitale rappresenta un recapito digitale, appunto, legato proprio alla Posta Elettronica Certificata che, inserito in appositi elenchi e registri, dovrà essere utilizzato dalle Pubbliche Amministrazioni come strumento di comunicazione privilegiato.
Il domicilio digitale è il concetto chiave all’interno del decreto, concetto che va a sostituirsi e ad integrare quello di Posta Elettronica Certificata, introducendo una serie di importanti novità soprattutto per aziende e professionisti.
La più importante da sottolineare è l’obbligo, previsto dal 1° ottobre 2020 per tutte le imprese e professionisti, di comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle Imprese o al collegio o ordine di appartenenza.
Domicilio digitale che, diversamente dal passato, dovrà necessariamente essere univoco per ciascuna impresa o professionista.
Per i trasgressori di tale obbligo sono previste sanzioni e, per le aziende di nuova costituzione che non presentino correttamente l’indirizzo, il blocco della pratica.
Ma vediamo più nel dettaglio le novità apportate all’articolo 37 del Decreto Semplificazioni.

Obbligatorio un domicilio digitale univoco per ciascuna impresa, ditta individuale o professionista

Il DL 185 del 2008 e, successivamente, il DL 179 del 2012 avevano già sancito l’obbligo di dotarsi di un indirizzo PEC per:

orrisponde a un indirizzo PEC) presso il Registro delle Imprese. Per fare la verifica, è sufficiente eseguire una ricerca sul Registro delle Imprese oppure scaricare una visura aggiornata dell’impresa dal cassetto digitale per il cittadino imprenditore, accedendo con SPID o CNS.
Se il domicilio digitale è già registrato, accertarsi che questo sia ancora valido e funzioni;
Imprese costituite in forma societaria,
Amministrazioni pubbliche,
Professionisti iscritti in albi ed elenchi,
Ditte individuali.

Il Decreto Semplificazioni arricchisce questo obbligo sostituendo la Posta Elettronica Certificata con un concetto più ampio, ovvero quello di domicilio digitale che, almeno per il momento, può essere attivato, appunto, con un indirizzo PEC.
Il nuovo obbligo è inoltre accompagnato dall’esplicitazione di una serie di meccanismi sanzionatori, le cui cifre e modalità variano in base al tipo di soggetto e che vedremo più nel dettaglio nei prossimi paragrafi.
Ciò che è certo è che, per non incorrere in sanzioni o, peggio, nell’assegnazione d’ufficio di un domicilio digitale, entro il 1° ottobre 2020, è necessario che i soggetti di cui sopra si accertino di aver registrato un indirizzo PEC valido e funzionante presso il Registro delle Imprese o presso il proprio Albo o elenco di appartenenza.
Che cosa dovranno fare, quindi, imprese e società prima del 1° ottobre 2020?

Accertarsi di aver registrato il domicilio digitale
Controllare che la casella PEC non sia scaduta, e che abbia spazio disponibile per la ricezione di nuovi messaggi. È importante accertarsi di questo, dal momento che la nuova legge prevede sanzioni anche per il domicilio già registrato ma inattivo.
Nel caso in cui non si sia ancora proceduto alla registrazione del domicilio, è necessario dotarsi di una PEC presso un Gestore accreditato come Aruba PEC e comunicarlo al Registro delle Imprese tramite l’apposita procedura online entro il 1° ottobre 2020.

Sospensione della domanda di iscrizione al Registro delle Imprese

Novità in vista anche per le nuove iscrizioni da parte di società e ditte individuali.
Il domicilio digitale diventa un requisito fondamentale per poter procedere con le pratiche di registrazione.
Questo significa che il Registro delle Imprese bloccherà le domande di iscrizione di imprese costituite in forma societaria e ditte individuali che non siano provviste di un domicilio digitale fino a quando non verrà eseguita l’integrazione.
La prima cosa da fare, quindi, per l’apertura e l’avvio di nuove attività, sarà dotarsi di un domicilio digitale che entra a pieno titolo nei requisiti necessari per la conclusione delle pratiche.

Sanzioni e azioni nei confronti di società e ditte individuali

Come già accennato, il Decreto Semplificazioni porta anche a una stretta sulle sanzioni per gli inadempienti, che vengono definite in modo molto dettagliato all’interno del testo.
Se non è stato comunicato il domicilio digitale oppure questo è stato cancellato dall’ufficio del Registro delle Imprese, dal primo ottobre scatterà:

la sanzione pecuniaria per gli inadempienti (da 206 € fino a 2.064 € per le società e da 30 € fino a 1.548 € per le ditte individuali);
l’assegnazione d’ufficio di un nuovo domicilio digitale da parte del Registro delle Imprese.

Ciò significa che società e ditte individuali, non solo saranno soggette a multe, ma si troveranno anche e comunque assegnato un domicilio digitale che non potrà essere scelto, ma che obbligatoriamente dovrà essere utilizzato come strumento principale di comunicazione e di notifica di eventuali atti.
Nel caso in cui invece il domicilio digitale sia presente ma inattivo, ovvero, come spiegato poco sopra, nel caso in cui la casella risulti scaduta o non funzionante, verrà richiesto all’impresa o alla ditta individuale un adeguamento entro i successivi 30 giorni, per far sì che il domicilio registrato torni nuovamente attivo e funzionante.
Nel caso in cui, trascorsi i 30 giorni, la ditta o l’impresa continuino ad essere inadempienti il Registro cancellerà il domicilio registrato e procederà con la sanzione e l’assegnazione d’ufficio di un nuovo domicilio digitale.

Sanzioni e azioni nei confronti di professionisti, ordini e collegi

Al pari di aziende costituite in forma societaria e ditte individuali, anche i professionisti iscritti in albi o elenchi istituiti con legge dello Stato (per intendersi: medici, architetti, geometri, avvocati ecc…) dovranno comunicare il proprio domicilio digitale ai rispettivi ordini o collegi entro il 1° ottobre 2020.
A loro volta, ordini e collegi dovranno inserire tali recapiti all’interno di specifici elenchi, disponibili e consultabili da parte delle Pubbliche Amministrazioni.
Anche per questi soggetti, quindi, sono fortemente consigliate le opportune verifiche circa la registrazione del proprio domicilio digitale per non incorrere nelle azioni sanzionatorie che, in base alla nuova legge potrebbe portare gli inadempienti alla sospensione dagli albi.
In particolare, nel caso in cui il professionista non abbia dato opportuna comunicazione dell’indirizzo PEC al proprio ordine o collegio di appartenenza, sarà obbligatoriamente soggetto alla diffida ad adempiere, entro 30 giorni, da parte del collegio o dell’ordine di appartenenza. Se la diffida non viene ottemperata, verranno invece avviate le procedure di sospensione dall’albo fino a che il professionista non avrà comunicato il proprio domicilio digitale.
Ma non finisce qui. Sono previste infatti azioni sanzionatorie anche per Ordini e Collegi che non rendano disponibili in via telematica gli elenchi dei domicili registrati che possono essere commissariati o sciolti in caso di reiterata inadempienza.

Perché dotarsi subito di una casella PEC

Alla luce delle nuove disposizioni diventa quanto mai opportuno valutare immediatamente l’acquisto di un indirizzo PEC e la sua registrazione, soprattutto da parte di chi ancora non se ne è fatto carico.
C’è da dire, tuttavia, che l’obbligo di dotarsi di strumenti digitali, come già successo, comporta sempre un progressivo miglioramento nelle attività e nella gestione. Ne è un esempio la PEC stessa, che da obbligo si è negli anni trasformata in opportunità dal momento che i benefici apportati superano sicuramente i costi.
L’obbligatorietà del domicilio digitale, non solo consentirà di adeguarsi all’obbligo legislativo, ma molto probabilmente porterà a nuovi scenari d’uso semplificati e ottimizzati e a una gestione più efficiente sia sul lavoro sia nella vita privata.